LoadingLogo

Hilfe

zurück zu Fragen

Speichern/Freigeben von Dateien oder Ordnern in öffentlichen Bereichen

Dank Docs TGA können Sie ein Projekt mit Ihren Kollegen und Managern verfolgen. Durch dieselben Office-Dokumente über gemeinsame Ordner Sie können gleichzeitig arbeiten.

Erstellen eines neuen öffentlichen Ordners

  • Geben Sie im Menü „Module“ das Feld „Öffentliche Ordner“ ein.
  • Sie können Ihren Ordner speichern, nachdem Sie einen Namen vergeben haben, indem Sie im Kontextmenü auf das Feld „Neuer öffentlicher Ordner“ klicken.

Notiz: Wenn das Rechtsklickmenü als Deaktiviert angezeigt wird, verfügen Sie nicht über die Berechtigung zum Erstellen eines öffentlichen Ordners. Diese Berechtigung wird Ihnen von Ihrem Systemadministrator festgelegt.

Notiz: Öffentliche Ordner füllen Ihr definiertes Kontingent nicht aus. Dadurch wird die für das Unternehmen definierte gemeinsame Quote erfüllt.

Notiz: Es ist nicht möglich, mehrere öffentliche Ordner mit demselben Namen zu erstellen.

  • Nachdem der Ordner erstellt wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Menü die Option „Für Benutzergruppe freigeben“. (Sie können diesen Vorgang nur in den von Ihnen erstellten Ordnern ausführen.) Erfahren Sie, wie Sie eine Benutzergruppe erstellen.
  • Sie können Ihren Ordner speichern, nachdem Sie einen Namen vergeben haben, indem Sie im Kontextmenü auf das Feld „Neuer öffentlicher Ordner“ klicken.

Notiz: Dieses Feld erscheint in gelben Ordnern inaktiv. Die Verwaltung dieser Ordner kann durch den Eröffner oder den Systemadministrator erfolgen.

  • Auf diese Weise können Sie mit anderen Benutzern im Ordner arbeiten.

Im Bereich Öffentliche Ordner“ gibt es drei Farbordnertypen;

Grüner Ordner: Es bezieht sich auf die Ordner, die Sie erstellt und mit anderen Benutzern geteilt haben. Alle Befugnisse werden von Ihnen verwaltet. (Systemadministratoren können auch in diese Ordner eingreifen und die Berechtigungen der Person bearbeiten.)

Gelber Ordner: Es bezieht sich auf die Ordner, die ein Benutzer in der Organisation für Sie freigegeben hat.

Roter Ordner: Damit sind Ordner gemeint, die kritische Daten enthalten und auf die nur mit einem Passwort zugegriffen werden kann.

  • Sie können Ihren Ordner speichern, nachdem Sie einen Namen vergeben und ein Passwort festgelegt haben, indem Sie im Kontextmenü auf das Feld „Neuer öffentlicher verschlüsselter Ordner“ klicken.
  • Um auf den Inhalt des roten Ordners zugreifen zu können, müssen alle dem Ordner hinzugefügten Benutzer das Passwort kennen.
  • Wenn das Passwort des roten Ordners vergessen wird, kann es vom Benutzer, der den Ordner erstellt hat, geändert werden.

  • Kennwort ändern: Sie können ein neues Passwort eingeben, indem Sie im Kontextmenü des entsprechenden Ordners die Option „Passworteinstellung“ auswählen.

Es ist möglich, datei-/ordnerbasierte Einschränkungen für die Benutzer und Benutzergruppen vorzunehmen, die Sie Ihren öffentlichen Ordnern hinzufügen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den grünen Ordner oder rufen Sie im Dreipunktmenü das Feld „Berechtigungen festlegen“ auf.
  • Wählen Sie aus der Liste aller Benutzer, die auf den Ordner zugreifen können, den Benutzer aus, den Sie autorisieren möchten.
  • Klicken Sie auf das Einstellungssymbol rechts neben dem Benutzernamen.
  • Alle Berechtigungen sind leer.
  • Wählen Sie die Aktionen aus, die der entsprechende Benutzer ausführen soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Notiz: Bei den Berechtigungen für öffentliche Ordner sind die Berechtigungen aller Benutzer leer. Das bedeutet, dass jeder alle Befugnisse hat.

Notiz: Für einen Benutzer, z. Wenn Sie die Berechtigung zum Löschen von Dateien erteilen, haben Sie sich selbst und allen Benutzern, die auf den entsprechenden Ordner zugreifen können, die Berechtigung zum Löschen von Dateien entzogen. Wir empfehlen Ihnen, bei der Autorisierung aufmerksam zu sein.

Notiz: Sie können die Berechtigungsbearbeitung auch nur für (grüne) Ordner durchführen, die Sie selbst erstellt haben.

Für das Benutzerhandbuch klicken Sie hier.